Tachografy w busach – ekspert wyjaśnia jak się przygotować

Obowiązek stosowania tachografów w pojazdach oraz zespołach pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 2,5t. do 3,5t. zacznie obowiązywać od dnia 1 lipca 2026 r. Obowiązek będzie dotyczył wyłącznie międzynarodowego transportu drogowego rzeczy oraz przewozów kabotażowych. Oznacza to, że w przewozach krajowych oraz w międzynarodowych przewozach na potrzeby własne nie będzie takiej konieczności. Jak będą funkcjonować tachografy w busach i jak się przygotować? Zapraszamy na wywiad z Marcinem Biczkowskim z Tacho Asystent.

Czy tachografy w busach będą funkcjonować tak samo jak w ciężarówkach?

Na ten moment trudno o jednoznaczną odpowiedź, bo – jak przyznaje Marcin Biczkowski z firmy Tacho Asystent – „w przestrzeni publicznej, branżowej funkcjonuje dość mało informacji, o ile w ogóle są jakiekolwiek na ten temat”. Ekspert zaznacza, że unijne regulacje, w tym pakiet mobilności, nie precyzują szczegółów dotyczących różnic w funkcjonowaniu tachografów w busach i ciężarówkach. „Natomiast na dzień dzisiejszy ja bym założył, że nie będzie takich różnic. Tachografy w busach do 3,5 tony najprawdopodobniej będą działać podobnie do tych stosowanych w dużych pojazdach ciężarowych. Mniejsze pojazdy transportowe już teraz podlegają podobnemu nadzorowi regulacyjnemu co większe, czego przykładem jest obowiązek posiadania licencji wspólnotowej. Mało prawdopodobne jest opracowanie zupełnie nowych tachografów dedykowanych wyłącznie busom, ze względu na czas i zasoby potrzebne do rozwoju takiej technologii oraz brak potrzeby odrębnego uregulowania tej kwestii.’’

Już dziś tachografy inteligentne drugiej generacji (G2V2) mogą być montowane w pojazdach do 3,5 tony, jeśli tworzą zestawy przekraczające tę masę. „To urządzenie w busie funkcjonuje tak samo jak w ciężarówce – jest tachograf oraz karta kierowcy, urządzenie musi być kalibrowane i odczytywane co 90 dni, karta kierowcy co 28 dni – więc tutaj nie ma żadnej różnicy” – tłumaczy Biczkowski.

W jaki sposób wdrożenie tachografów wpłynie na koszty działalności?

Wprowadzenie obowiązku instalacji tachografów w pojazdach o DMC do 3,5 tony bez wątpienia wpłynie na wzrost kosztów działalności przewoźników. „Sam fakt instalacji tachografu jest kosztowny — urządzenie to wydatek rzędu około 1000 euro, nie licząc kosztów montażu,” tłumaczy Marcin Biczkowski. Jak dodaje – „w sytuacji, gdy większość firm będzie zwlekać z instalacją tachografów do ostatniej chwili, jest wysoce prawdopodobne, że ceny tych urządzeń wzrosną, a ich dostępność na rynku może być ograniczona.”

Ale na tym się nie kończy. Nowe przepisy oznaczają również konieczność wyrabiania kart kierowców oraz kart firmowych, a także obowiązek rozliczania czasu pracy kierowców, co do tej pory w segmencie busów nie było standardem. „Dochodzą koszty związane z administracją, rozliczaniem, kontrolą – to wszystko generuje dodatkowe obciążenia,” wyjaśnia ekspert. Co więcej, ograniczenia wynikające z rejestrowanego czasu pracy mogą przełożyć się na spadek liczby zleceń i niższe przebiegi. „Dla niektórych przewoźników może to oznaczać “być albo nie być”. Jeżeli ktoś robił 800 kilometrów dziennie, to przy tachografie może się okazać, że da radę przejechać tylko 600–700 km — i to przy założeniu, że wszystko pójdzie zgodnie z planem” podkreśla Biczkowski. ,,Należy liczyć się z tym, że wynagrodzenia kierowców mogą wzrosnąć, bo trzeba będzie rozliczyć każdą godzinę pracy, które tachograf zarejestruje z dokładnością do minuty.” – dodaje ekspert.

Jakie konsekwencje grożą przewoźnikom, którzy nie dostosują się do nowych przepisów na czas?

„Jeżeli przewoźnik nie dostosuje się do wymiany tachografów, bo trzeba powiedzieć, że tachografy w busach dotyczą wyłącznie przewoźników międzynarodowych, to w Polsce kara za brak tachografu wynosi 12 tys. zł” – tłumaczy Marcin Biczkowski. Co więcej, kontrole zagraniczne mogą skutkować przymusowym zatrzymaniem transportu i natychmiastowym skierowaniem pojazdu do lokalnego serwisu w celu montażu odpowiedniego urządzenia. „Może to być nawet dwa razy droższe niż w Polsce” – zauważa ekspert. Problemy nie kończą się na mandacie czy kosztach serwisowych. Jak ostrzega Biczkowski, brak wymaganego tachografu może zostać zakwalifikowany jako najpoważniejsze naruszenie ustawy o transporcie drogowym, co wpływa negatywnie na ocenę dobrej reputacji firmy. „Należy liczyć się z możliwością wszczęcia postępowania administracyjnego wobec przedsiębiorstwa, którego konsekwencją może być cofnięcie posiadanych uprawnień.” – dodaje.

Jak przewoźnik może przygotować się do wejścia nowych przepisów w życie?

„Mamy nieco ponad rok do obowiązku instalacji tachografów, więc na ten moment nie ma potrzeby podejmowania jakichkolwiek działań.” Ekspert przestrzega przed pochopną instalacją, wyjaśniając, że „nawet jeżeli przewoźnik nie będzie jeździł powyżej 3,5 tony, ale będzie miał w pojeździe tachograf, to będzie miał związane z tym obowiązki takie jak odczytywanie danych czy kalibrację urządzenia’’.

Co zatem przewoźnik może zrobić już teraz? Marcin Biczkowski radzi przede wszystkim: „Na pewno śledzić przepisy i fora branżowe, które o tym traktują, zacząć się przygotować mentalnie, psychicznie.” Podkreśla jednak, że kluczowe jest, by nie odkładać wszystkiego na ostatnią chwilę – „Myślę, że najbezpieczniej jest około 3 miesiące przed wejściem w życie nowych przepisów, rozpocząć konkretne działania, takie jak umawianie terminów instalacji i składanie wniosków o karty kierowców. Pozwoli to uniknąć kolejek w serwisach i potencjalnego windowania cen w ostatniej chwili.’’

Warto zaznaczyć, że samo wyposażenie pojazdów w tachografy to tylko część procesu adaptacji do nowych przepisów. Zarówno kierowcy, którzy będą zobowiązani do ich obsługi, jak i personel odpowiedzialny za rozliczanie czasu pracy, staną przed koniecznością zdobycia nowej wiedzy. Ekspert Marcin Biczkowski podkreśla w związku z tym kluczową rolę szkoleń: „Przewoźnicy będą musieli dużo wcześniej zadbać o szkolenie kierowców i swoje własne też.” Inwestycja w edukację pracowników jest zatem niezbędna, aby uniknąć potencjalnych błędów i związanych z nimi sankcji finansowych.

Jak wygląda proces instalacji i certyfikacji tachografów w busach?

Proces instalacji i certyfikacji tachografów w busach, jak wskazuje Marcin Biczkowski, prawdopodobnie będzie przypominał procedurę znaną z większych pojazdów, szczególnie że już teraz, jeśli ktoś ma busa i dołącza przyczepę, którą wozi większe ładunki, musi posiadać tachograf, gdyż przekracza dopuszczalne 3,5 tony.

,,Pierwszym krokiem jest udanie się do autoryzowanego serwisu tachografów. Tam wykonuje się instalacje, montuje czujniki ruchu oraz sporządza stosowną dokumentację’’ – wyjaśnia Biczkowski. Kluczowym krokiem dla przewoźnika jest zablokowanie tachografu przy użyciu karty firmowej. Po fizycznym montażu urządzenia niezbędna jest jego kalibracja oraz weryfikacja zgodności z przepisami. Ekspert dodaje ,,Sama instalacja tachografu jest procedurą stosunkowo prostą, pod warunkiem zachowania odpowiedniego wyprzedzenia. Wówczas dostępność urządzeń jest zapewniona, a serwisy dysponują wolnymi terminami, co umożliwia szybkie przeprowadzenie montażu i oddanie sprawnego pojazdu do użytku w ciągu kilku godzin.’’

Oprócz samej instalacji tachografu, Marcin Biczkowski zwraca uwagę na konieczność posiadania przez kierowców odpowiednich uprawnień. „Kierowca, musi mieć kartę kierowcy wydawaną przez Państwową Wytwórnię Papierów Wartościowych, czyli odpowiednio wcześniej, musi złożyć wniosek’’– zaznacza ekspert. Podkreśla, że po wejściu w życie nowych przepisów, jazda bez karty kierowcy w pojazdach wyposażonych w tachograf będzie podlegać karom.

Czy potrzebne są dodatkowe narzędzia do obsługi tachografów?

Wdrożenie tachografów w busach wiąże się z koniecznością zadbania o kilka kluczowych elementów. Marcin Biczkowski z Tacho Asystent zwraca uwagę na niezbędne wyposażenie i procedury. „Od strony technicznej, niezbędna jest karta przedsiębiorstwa, inaczej zwana kartą firmową, która służy do zablokowania tachografu oraz pobierania danych z urządzenia. Dodatkowo cyfrowe karty kierowcy dla osób, które mają tymi pojazdami jeździć” – podkreśla ekspert. Dodatkowo, choć nie jest to obligatoryjne, Biczkowski wspomina o możliwości wykorzystania telematyki w pojeździe, która może ułatwić zdalne pobieranie danych z tachografu i karty kierowcy.

„Co ważne, wdrożenie tachografów wymaga czegoś jeszcze – pobierania danych oraz ich przechowywania w sposób bezpieczny, bo za brak danych są wysokie kary finansowe, w postaci nawet 500 zł za każdy brakujący dzień. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, dane z tachografu należy pobierać co 90 dni, natomiast dane z kart kierowców co 28 dni. Proces ten może być realizowany za pomocą dedykowanych czytników mobilnych lub zdalnie, poprzez systemy telematyczne zintegrowane z pojazdem.’’ Ekspert zauważa, że choć przepisy dopuszczają różne formy pobierania danych, rezygnacja z nowoczesnych rozwiązań na rzecz comiesięcznych wizyt w serwisie w tym celu może okazać się nieefektywna z perspektywy operacyjnej.

Jak przygotować swoich pracowników do wdrożenia tachografów?

Wprowadzenie tachografów w busach znacząco wpłynie na organizację pracy zarówno kierowców, jak i osób odpowiedzialnych za planowanie i rozliczanie ich czasu pracy. Dotychczas, bez obligatoryjnych zapisów czasu pracy, planowanie mogło być mniej precyzyjne. ,,Teraz, dyspozytorzy i spedytorzy będą musieli uwzględniać ściśle określone normy czasu jazdy, przerw i odpoczynków, co wymagać będzie od nich nowej wiedzy i umiejętności.’’ – wyjaśnia ekspert.

Również kierowcy będą musieli dostosować się do nowego systemu. „Kierowca będzie się musiał nauczyć zarządzać swoim czasem pracy. Oczywiście tachografy wyświetlają stosowne komunikaty i pomagają kierowcy liczyć czas jazdy i przerwy” – mówi Marcin Biczkowski. Jednakże, jak podkreśla, kierowca nie może polegać wyłącznie na urządzeniu: „kierowca musi być mądrzejszy od tachografu, musi przejść przeszkolenie z przepisów i rozumieć jak działa.” Brak odpowiedniej wiedzy może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi.

W związku z tym, firmy powinny inwestować w edukację swoich pracowników, aby uniknąć kosztownych błędów i kar. Dla kierowców i dyspozytorów to głównie szkolenia z czasu pracy, można także przeszkolić pracowników z pobierania, przesyłania i przechowywania danych z tachografów. Szczególnie, że jak podkreśla ekspert ,,Unia Europejska w tym roku wydłużyła zakres kontroli na drodze, który do tej pory wynosił 28 dni. Czyli służby kontrolne mogły sprawdzić ostatnie 28 dni, a teraz mają wgląd do prawie dwóch miesięcy wstecz – czyli 56 dni’’.

Jakie korzyści może przynieść firmom transportowym stosowanie tachografów w busach?

Wprowadzenie tachografów w busach, choć na pierwszy rzut oka wydaje się obciążeniem, może nieść ze sobą potencjalne korzyści dla firm transportowych. Marcin Biczkowski z Tacho Asystent zauważa, że „Każda zmiana to są szanse i zagrożenia. Dla przedsiębiorstw, które poważnie podchodzą do swojej działalności i dążą do profesjonalizacji oraz podnoszenia standardu swoich usług nowe przepisy mogą otworzyć drzwi do dalszego rozwoju i zwiększenia konkurencyjności. Firmy, które wdrożą tachografy i utrzymają swoją obecność na rynku w pierwszych kilku najtrudniejszych miesiącach od wprowadzenia w życie zmian, będą gotowe na dalsze wyzwania i potrzeby klientów oraz w dłuższej perspektywie wzmocnią i utrzymają pozycję profesjonalnego przewoźnika na rynku usług transportowych.’’.

Jedną z kluczowych korzyści może być wzrost wiarygodności w oczach klientów. Posiadanie tachografów, licencji i dbałość o delegowanie kierowców może stać się znakiem jakości i profesjonalizmu, odróżniającym solidne firmy od konkurencji działającej na mniej formalnych zasadach.

Ekspert Tacho Asystent rozważa również potencjalne zmiany na rynku pracy kierowców. „Prawdopodobnie wynagrodzenia kierowców busów wzrosną ze względu na więcej wymagań, większą profesjonalizację usług, oraz mniej kierowców przygotowanych do pracy na pojeździe wyposażonym w tachograf. W związku z czym, zarobki kierowców busów mogą się zbliżać do wynagrodzeń kierowców pojazdów typu tir.”

Ekspert podsumowuje ,,Dla firm, które podejdą do nowych regulacji poważnie, wdrożenie tachografów może być szansą aby ponowne zaistnieć i ugruntować swoją pozycję jako przewoźnik międzynarodowy. Jednak na wyciąganie wniosków i mówienie o efektach wdrożenia nowych przepisów, musimy jeszcze poczekać.”